Privacybeleid

VINVARO ("wij") levert het VINVARO-platform op app.vinvaro.com en de mobiele VINVARO-app, en beheert de website vinvaro.com. Vragen over privacy stel je via info@vinvaro.com.

We hebben twee rollen. Voor de website, accounts, facturatie en support zijn wij verwerkingsverantwoordelijke. Voor de gegevens die een autobedrijf in VINVARO vastlegt, zoals voertuigen, klanten, berichten en contracten, is het autobedrijf verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker. Die verwerking regelen we in een verwerkersovereenkomst, die onderdeel is van onze algemene voorwaarden.

• Websitebezoekers: wat je invult in het contact- of demoformulier (naam, e-mailadres, bedrijf, telefoonnummer, bericht, gekozen demomoment) en anonieme bezoekstatistieken.
• Gebruikers van VINVARO: naam, e-mailadres, wachtwoord (alleen versleuteld opgeslagen), profielfoto, rol en rechten, taal- en weergavevoorkeuren, en een logboek van wie wat wanneer wijzigde.
• Facturatie: bedrijfsgegevens van het autobedrijf, het verbruik per periode en de facturen.
• Gegevens van autobedrijven: voertuigen, relaties en hun contactgegevens, aanvragen, afspraken, e-mail- en WhatsAppberichten, contracten, facturen, foto's en documenten die het autobedrijf vastlegt.
• Gekoppelde accounts: als een gebruiker Gmail, Outlook, WhatsApp of een agenda koppelt, bewaren we de toegangssleutels (versleuteld) en het e-mailadres of nummer van dat account. Zie ook hoofdstuk 4.

• Het leveren van VINVARO aan het autobedrijf en zijn gebruikers (uitvoering van de overeenkomst).
• Beantwoorden van contactaanvragen en het inplannen van demo's (gerechtvaardigd belang, of op jouw verzoek).
• Facturatie en het voldoen aan wettelijke bewaarplichten, zoals de fiscale bewaarplicht van zeven jaar (wettelijke verplichting).
• Beveiliging, het voorkomen van misbruik en het verbeteren van de dienst met geanonimiseerde statistieken (gerechtvaardigd belang).

Een gebruiker kan zelf een Google- of Microsoft-account koppelen. We vragen alleen de rechten die nodig zijn voor de functie die de gebruiker aanzet:

• Gmail (gmail.send) en Outlook (Mail.Send): e-mail versturen namens de gebruiker vanuit VINVARO, bijvoorbeeld antwoorden aan klanten en documenten. We lezen je mailbox niet via Gmail; inkomende e-mail komt alleen binnen als je die zelf doorstuurt naar je VINVARO-inboxadres.
• Outlook (Mail.ReadWrite): nieuwe berichten in je inbox ophalen zodat je klantgesprekken in de gedeelde VINVARO-inbox ziet.
• Google Agenda (calendar.events) en Outlook-agenda (Calendars.ReadWrite): afspraken zoals proefritten en afleveringen in je eigen agenda zetten, wijzigen en verwijderen, en bezette tijden tonen zodat je niet dubbel boekt.

Het gebruik en de overdracht van informatie die VINVARO via Google API's ontvangt, voldoen aan de Google API Services User Data Policy, inclusief de Limited Use-vereisten. Dat betekent: we gebruiken deze gegevens alleen voor de functies hierboven, die de gebruiker zelf aanzet; we verkopen ze niet, gebruiken ze niet voor advertenties en niet om AI-modellen te trainen; en mensen lezen ze niet, tenzij de gebruiker daar toestemming voor geeft, het nodig is voor beveiliging of het wettelijk verplicht is.

Je kunt een koppeling altijd verbreken in VINVARO (Instellingen › Integraties of Inbox) of in je Google- of Microsoft-account. Daarna verwijderen we de toegangssleutels.

We schakelen zorgvuldig gekozen leveranciers in, met wie we verwerkersafspraken hebben. Gegevens worden zoveel mogelijk binnen de Europese Economische Ruimte opgeslagen.

• Supabase: database, opslag en inloggen (servers in Ierland).
• Vercel: hosting van de website en de app, en anonieme bezoekstatistieken.
• Resend: versturen en ontvangen van e-mail (EU, Ierland).
• Google: zakelijke e-mail, adres zoeken (Places) en, als je die koppelt, Gmail en Google Agenda.
• Microsoft: Outlook en de Outlook-agenda, als je die koppelt.
• Meta: WhatsApp Business, als het autobedrijf WhatsApp koppelt.
• AI-dienstverleners via Vercel AI Gateway: voor labels, leadscores, conceptantwoorden en het uitlezen van documenten. Zij gebruiken de gegevens niet om hun modellen te trainen.
• Kamer van Koophandel (KVK), RDW en de EU (VIES): voor bedrijfs-, voertuig- en btw-gegevens.
• Marktplaatsen zoals mobile.de en AutoScout24: alleen de advertentiegegevens van auto's die het autobedrijf publiceert.

Als een leverancier buiten de EER is gevestigd, zorgen we voor passende waarborgen, zoals de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie of het EU-VS Data Privacy Framework.

• Contact- en demoaanvragen: tot twee jaar na het laatste contact.
• Accountgegevens: zolang het account bestaat, en daarna maximaal drie maanden in back-ups.
• Gegevens van autobedrijven: zolang het abonnement loopt. Na opzegging kan het autobedrijf alles exporteren; daarna verwijderen we de gegevens binnen drie maanden.
• Facturen en de administratie die daarbij hoort: zeven jaar (fiscale bewaarplicht).

Verbindingen zijn versleuteld (HTTPS). Wachtwoorden en toegangssleutels van gekoppelde accounts slaan we versleuteld op. Gegevens van autobedrijven zijn strikt van elkaar gescheiden: medewerkers zien alleen de gegevens van hun eigen bedrijf, en alleen wat hun rol toestaat. Wijzigingen worden gelogd.

De website gebruikt geen tracking- of advertentiecookies. Bezoekstatistieken van Vercel zijn anoniem en werken zonder cookies. Het demoformulier bewaart je antwoorden tijdelijk in je eigen browser, zodat je later verder kunt.

De VINVARO-app gebruikt alleen noodzakelijke cookies: om je ingelogd te houden en je taal- en weergavekeuze te onthouden.

Je hebt recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking en overdracht van je gegevens, en je kunt bezwaar maken tegen verwerking. Mail ons via info@vinvaro.com; we reageren binnen een maand. Gaat het om gegevens die een autobedrijf over jou vastlegt, dan sturen we je verzoek door naar dat autobedrijf of helpen we het om je verzoek af te handelen.

Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan? Dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

We kunnen dit privacybeleid aanpassen. De datum bovenaan laat zien wanneer dat voor het laatst gebeurde. Bij belangrijke wijzigingen informeren we gebruikers vooraf.